Управлять возможно лишь тем, что можно измерить

СТАТЬИ

Анализ закупок

 

Затраты на закупки, в зависимости от отрасли, как правило, составляют от 40 до 60% в структуре себестоимости производства продукции. Поэтому менеджерам компании, занимающимся логистикой и работой с поставщиками, необходимо уделять серьезное внимание сокращению и оптимизации издержек. Один из возможных путей здесь – повышение эффективности работы отдела закупок.

 

Повышение эффективности предполагает постоянный сбор отчетности, ее структурирование и анализ по ключевым показателям деятельности (KPI) отдела закупок. Сбор отчетности, структурирование и анализ – сложные процессы (особенно в крупной компании с десятками или сотнями тысяч наименований, с сотнями поставщиков и соответствующим отделом закупок).  Подходящим решением здесь будет использование специализированного инструмента - BI (системы бизнес-анализа), которая включает в себя возможность консолидации и обработки больших объемов информации, оперативного анализа, создания отчетности (нестандартной в том числе), визуализации всей собранной статистики.

 

Для того чтобы комплексно оценивать эффективность, работать над ее повышением, необходимо постоянно контролировать показатели (KPI), характеризующие деятельность отдела закупок. Такими показателями являются: время, цены, поставщики.

 

Контроль фактора времени предполагает сбор статистики по задержкам поставок и по последствиям данных задержек. Здесь во внимание берутся следующие показатели:

  • Доля задержанных заказов
  • Доля случаев, когда задержка вызвала отсутствие необходимых материалов (остановка производства, невыполнение планов)

При этом у руководителя, контролирующего работу отдела закупок, должна быть возможность видеть задержки в реальном времени, быстро определять ответственных и причины задержек для снижения их вероятности в будущем. Оперативный контроль и своевременная реакция – необходимые составляющие повышения эффективности работы.

 

Фактор цены подразумевает сравнения фактических и планируемых закупочных цен, выявление отклонения от бюджета. Всестороннему анализу должны подвергаться такие показатели как:

  • Цены на закупаемые ресурсы
  • Расчетные цены на закупку
  • Индексы средних цен по товарным группам
  • Изменения цен и анализ причин этих изменений (переговоры, рационализация перевозок  и т. п.)
  • Эффективность форвардных закупок (сравнение с обычными)
  • Доля закупочных ордеров, выданных без договоренности о твердой цене и т.п.
  • Отношение объема вложений в товарные запасы к объему продаж

Постоянный сбор статистики и анализ по данным показателям позволят грамотно определять пределы закупочных цен, бюджет на закупки, планировать процесс закупок, исходя из выявленных тенденций. Грамотное выставление нормативов позволит руководителю быстро выявлять отклонения в работе каждого менеджера по закупкам и всего отдела в целом.

 

Под фактором поставщика понимается соответствие качества и объемов его поставок условиям, зафиксированным в договорах. Следующие параметры характеризуют надежность поставщика:

  • Доля просроченных заказов, отказы от поставок
  • Доля поставок, не соответствующих заявленному качеству
  • Доля заказов, доставленных вопреки договоренности не единой партией
  • Частота изменения цен поставщика (характер изменений: спонтанный или цикличный)

Такая статистика позволит комплексно оценить надежность того или иного поставщика, вовремя выявить нежелательные отклонения и отказаться от сотрудничества с ним, либо, наоборот, укрепить существующие отношения. В комплексе с информацией об удаленности того или иного поставщика, о наличии у него резервных мощностей и о его финансовом положении данные показатели могут послужить основой для создания модели отношений с поставщиками (размер, их количество, цены, удаленность, сроки поставок и так далее) и дальнейшей работы по их поиску, исходя из условий данной модели.

 

Постоянный, комплексный анализ ключевых показателей эффективности (KPI) отдела закупок будет способствовать принятию правильных и своевременных решений, позволит оптимизировать процессы, связанные с закупом, сделает работу менеджеров более прозрачной и подконтрольной.

 

В результате создания такой системы KPI компания получит следующие выгоды:

  • сокращение издержек на закупки
  • снижение брака закупаемой продукции
  • повышение доли закупок, совершенных вовремя
  • постоянное наличие нужных материалов, выполнение планов
  • стандартизация работы менеджеров по закупкам, исключение возможности нецелевого расходования средств
  • снижение доли транспортных затрат